大内法務行政書士事務所（以下「当事務所」）では、業務の迅速化と提供サービスの品質向上を目的として、最新の生成AI技術を積極的に活用しております。

一方で、行政書士法第12条に基づく高い守秘義務を負うプロフェッショナルとして、お客様の大切な情報を守るための運用を一層強化いたしました。

（秘密を守る義務）
第十二条　行政書士は、正当な理由がなく、その業務上取り扱つた事項について知り得た秘密を漏らしてはならない。行政書士でなくなつた後も、また同様とする。

【違反した場合】

罰則:1年以下の懲役又は100万円以下の罰金に処せられます。

懲戒処分:秘密保持義務違反は、行政書士に対する懲戒（業務の停止等）の対象となります。

損害賠償請求（不法行為または債務不履行に基づく）

※この義務は廃業後も持続します。

1. 物理的な「データ学習利用」の遮断（オプトアウト）

業務で利用する生成AIは、入力データがAIモデルの学習に再利用されない「オプトアウト環境」に限定しています。

  • 法人契約環境の優先利用
    • 入力データの所有権が当事務所に帰属し、学習に利用されないことが保証された「Google Workspace 有料版」、「Gemini 有料版」、および「NotebookLM（有料版環境）」を主に使用しています。
  • 個人アカウントの厳格管理
    • 補助的にChatGPTやPerplexity等の個人アカウントを利用する場合でも、オプトアウト設定（学習オフ）が確実に行われていることを事務所として義務付け、情報の二次利用を物理的に遮断しております。

2. 機密情報の「匿名化・抽象化」の徹底

氏名や住所などの個人特定情報（PII）、および守秘義務に関わる機密情報は、そのまま入力いたしません。

加工の実施

  • AIを活用する際は、特定の個人や法人、具体的な案件内容が特定されないよう、必ず「匿名化・抽象化（A氏、B社等への置き換え）」の加工を施した上で取り扱います。
  • プライバシー保護と利便性の両立を、高度なリテラシーをもって実践しています。

3. 行政書士による「全件検証」と「最終責任」の明文化

AIが生成した内容はあくまで「下書き」であり、そのまま成果物とすることはありません。

  • 一次ソースによるファクトチェック
    • AI特有の誤情報（ハルシネーション）のリスクを常に認識し、専門の行政書士が必ず官公庁の公表資料等の一次ソースと照らし合わせ、全件に対して事実確認を行います。
  • 最終責任の所在
    • 生成物に関する最終的な責任はすべて当事務所および担当行政書士が負います。
    • 「AIの回答だから」という理由で責任を免れることはなく、プロとしての正確性を担保した成果物をご提供いたします。

４．クラウド環境における安全管理措置の強化（Google Workspace 有料版への移行）

当事務所では、お客様からお預かりするデータの保管・共有基盤についても、士業としての守秘義務を履行するための厳格な基準を適用しています。

これまで一部で利用していた無料版クラウドストレージ（Dropbox等）の使用を完全に廃止し、組織的な統制が可能な有料版Google Workspaceへ業務基盤を移行いたしました。

  • データの学習利用および二次利用の拒絶
    • 有料版ライセンスの適用により、当事務所がクラウド上で扱うデータは、サービス提供者（Google）によるAI学習や広告等に二次利用されることがない、独立した安全な環境（非学習環境）を確保しております。
  • ガバナンスとアクセス制御の徹底
    • 管理者による一元的なアカウント管理、二要素認証（多要素認証）の義務化、および詳細な監査ログの記録を実施しています。これにより、外部からの不正アクセスや予期せぬ情報流出を構造的に防ぐ体制を整えております。
  • データの所有権と保全
    • すべての業務データの所有権を当事務所が明確に保持し、不測の事態においても迅速かつ確実なデータ復旧と継続的なサービス提供が可能なインフラを維持しております。

５．補助金申請・許認可実務におけるAI活用の指針

補助金申請や許認可手続きは、事業者様の将来を左右する極めて重要な業務です。

当事務所では、これらの業務においてAIを以下のように位置づけております。

  • 機密情報の保護:
    • 補助金事業計画や許認可に関わる機密情報は、データ学習が行われないことが保証された有料版環境（Google Workspace等）でのみ取り扱い、情報の流出を徹底して防ぎます 。
  • 根拠データの正確性
    • AIが提案する数値や事実については、必ず官公庁の統計資料や最新の法令等の「一次ソース」にあたって、人間がその正確性を裏付けます 。
  • 独自性の担保
    • AIの汎用的な回答をそのまま使用せず、お客様一人ひとりの事業実態や、行政書士としての実務経験に基づいた「個別具体的な加筆・修正」を全件に対して行います。

生成AI活用に関するよくあるご質問（FAQ）

Q1.具体的にどのAIツールを使っているのですか？

  • 特定のツール一つに依存せず、業務内容に合わせて複数の承認済み環境を使い分けています。
  • 例えば、機密保持が最優先の文書作成には、データが学習に利用されないことが規約で保証されている Google Gemini（有料版/法人契約） などを、オプトアウト設定（学習オフ）を厳格に確認した上で使用しています。
  • 大切なのはツール名ではなく、「入力したデータがAIの学習（再利用）に回らない契約・設定になっているか」という選定基準を徹底することです 。

Q2. 無料のChatGPTなどを使っても大丈夫ですか？

  • 業務で無料版を利用することは推奨しておりません。
  • 無料版の多くは、入力したデータがAIの精度向上のために再利用（学習）される設定がデフォルトになっているため、情報漏えいのリスクがあるからです。
  • また、職員が自身のスマートフォンなどで無許可に業務利用する「シャドーAI」のリスクについても厳しく管理しております。
  • 当事務所では、必ずデータ保護が保証された有料の法人向けプランや、API経由での安全な環境のみを選択しています 。

Q3. 「私の会社でもAIを導入したいのですが、相談に乗ってもらえますか？」

  • もちろんです。行政書士としての守秘義務対策のご提案、SDGsコンサルタントとしての業務効率化の両立は私の得意分野です。
  • ツールの選定から、社内規程（生成AI利活用ガイドライン）の作成まで、「安全なDX導入」をトータルでサポートさせていただきます。
  • まずは貴社の現在の業務フローを伺いながら、どこにリスクがあるかを一緒に整理し、生産性を最大化するお手伝いをいたします。

【生成AI活用やDX導入に関するご相談はこちら】

  • 「自社でもAIを導入したいが、法的なリスクが不安」
  • 「SDGs経営に資するデジタル化を進めたい」

といったお悩みはありませんか？

AIが導き出すのは「正解のひとつ」に過ぎません。

補助金申請や許認可の現場では、データの先にある「経営者の想い」や「地域の特性」を汲み取った血の通った判断こそが、成功を左右します。

当事務所では、AIを賢く活用することで生まれた時間を、あなたとの対話のために使います。最新技術に守られた安全な環境で、プロによる本質的なコンサルティングを体験してみませんか？

当事務所では、自らAIを運用し、そのリスクとベネフィットを実体験として理解しています。DX導入やリスク管理に悩む経営者の皆様へ、実務に即したアドバイスが可能です。まずは無料相談からお気軽にお問い合わせください。

当事務所では、生成AIを法的アドバイスの生成ではなく、既存資料の整理や起案の効率化のために使用しております。

具体的な法的解釈については、常に最新の法令・判例に基づき、行政書士として個別に判断を行っております。

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