昨晩は地元いわき市経営者団体のZoom会議に初参加。(写真は当日のものではありません)
初体験の方もいて、終始ざわざわした空気感が漂う中、運営側の事前準備と役割分担、web会議進行のスキルを持っていることが会議成功のカギだと再認識しました。👍
多少の不慣れはいいとして、運営する側に「手探り感」がたくさん見えた結果うまくいかない点が・・・・。🥵
自分が運営する場合の教訓がいくつかありました。その一例です。
- 参加者の氏名表示内容を合わせる(日本語で分かりやすい表示に統一)
- 基本はマイクミュート、発言時のみ解除
- 質問や意見はチャットに入力
- 説明資料は画面共有などを有効活用
また、リアルの会議よりも運営する側がより大事になってくると思います。😄
- 運営側の音響設定はしっかり(聞こえない、聞こえにくいだと当日の運営に大きな支障が)
- パスワード設定はする(したほうが安心)
- 操作に戸惑っている人をホスト側で支援(置いてきぼりにしなくて済む)
- 参加者が勝手に操作できない設定をしておく(画面共有、レコーディング、個別チャットなど個別に設定可能)
- web会議ホスト役の担当者は複数名とし、役割分担を決めておく(web会議の進行は一人では回らないのが現実)
- web会議での会議の進め方、議決の取り方、発言ルールを決めておく(リアル会議とは異なるはず)
終わったころには少しでもweb会議の方法やマナーを覚えてもらえるような目的もあるといいかも。😁(Zoom操作の有料セミナー受講してて本当に良かったです。)
